E-factura este obligatorie din 1 ianuarie 2024

Conform OUG 30/2024, perioada de grație pentru e-Factura (operațiunile B2B) a fost extinsă până la 31 mai 2024.

În același timp, Ordonanța de Urgență aduce și două clarificări importante pentru mediul de afaceri.

Prima modificare vizează clarificarea motivului pentru care contribuabilii pot fi amendați în cazul netransmiterii facturilor în sistem. Aamendarea se aplică pentru facturile care nu sunt transmise și pentru care termenul limită survine în decursul unei luni calendaristice. Această precizare exclude posibilitatea amenzilor pentru fiecare factură în parte, așa cum era interpretată inițial de către specialiști.

A doua modificare are scopul de a clarifica faptul că, în cazul facturilor netransmise în sistem în timpul perioadei de grație, nu se pot aplica amenzi în cadrul inspecțiilor ulterioare. Cu alte cuvinte, amendarea nu este permisă pentru facturile netransmise al căror termen limită expiră până la data de 31 mai 2024.

Conform OUG 115/2023 există trei noi categorii de operațiuni B2B care sunt scutite de obligația de raportare în e-Factura:

• livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate către persoane impozabile care nu sunt nici stabilite, nici înregistrate în scopuri de TVA în România (conform art. 266 alin. 2 și, respectiv, art. 316 din Codul fiscal);
• livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care se emit facturi simplificate (conform prevederilor art. 319 alin. 12 din Codul fiscal);
• prestările de servicii pentru care emiterea facturii nu face obiectul normelor de facturare aplicabile în România (conform art. 319 alin. 5 din Codul fiscal).

Ghidul oficial publicat de Ministerul Finanțelor și ANAF constituie un pas esențial în pregătirea operatorilor economici pentru tranziția către utilizarea e-Facturii, urmând extinderea acesteia la toate tranzacțiile din relația business-to-business (B2B) începând cu 1 ianuarie 2024, conform Legii 296/2023.

Principalele aspecte cuprinse în ghid sunt:

• Informații generale despre e-Factura și domeniile de aplicare, cum ar fi relațiile B2B și B2G și rolurile părților implicate în procesul de utilizare a sistemului.
• Detalierea procedurilor pentru accesarea și utilizarea e-Facturii și informații despre folosirea aplicației gratuite de generare a formatului XML acceptat în e-Factura.
• Secțiune completă de întrebări și răspunsuri pentru a clarifica aspectele-cheie ale implementării e-Facturii.
• Informații despre cum se pot obține informații suplimentare de la autoritățile fiscale.

În esență, e-Factura, cunoscută și sub denumirea de RO e-Factura, nu doar digitalizează procesul de facturare, ci funcționează ca un instrument esențial pentru prevenirea evaziunii fiscale.

Cum funcționează?

E-Factura nu se rezumă doar la emiterea electronică a facturilor. Ea presupune generarea unui fișier XML care conține informațiile facturii și se transmite către ANAF prin intermediul SPV. Prin acest sistem, ANAF poate monitoriza în timp real tranzacțiile B2B și gradul de colectare a TVA-ului și a altor taxe.

Ce este obligatoriu și ce este opțional?

La momentul actual, e-Factura este obligatorie pentru achizițiile publice, produsele cu risc fiscal ridicat în relația B2B și pentru voucherele de vacanță. În relația B2B, însă, este opțională. Din 2024, conform unei derogări din partea Consiliului UE, toate firmele din România vor emite doar facturi electronice.

Beneficiile e-Facturii

RO e-Factura aduce multiple beneficii pentru stat și mediul de afaceri: oferă o imagine în timp real asupra tranzacțiilor B2B, contribuie la combaterea evaziunii și colectarea TVA-ului, facilitează achizițiile publice și contribuie la eliminarea birocrației vechiului sistem de facturare.

Impactul asupra antreprenorilor

Implementarea e-Facturii reduce timpul de transmitere a facturilor, crește precizia în procesul de livrare-primire a facturilor și minimizează riscul de neîncasare a creanțelor.

Obligativitate și pași necesari

Începând cu 1 ianuarie 2024, toate firmele din România vor fi obligate să emită doar facturi electronice între ele. Pentru a te pregăti pentru acest sistem, este esențial să ai un cont SPV pe firmă și să te înregistrezi în Registrul RO e-Factura până la data limită, 31 decembrie 2023. Este crucial să adaptezi sistemele interne de facturare pentru a evita orice probleme tehnice sau financiare suplimentare.

Detalii despre funcționarea și conținutul e-Facturii

E-Factura conține elemente standard obligatorii și două secțiuni principale – emitent și destinatar. Principalele detalii cuprind identificatorii de proces și de factură, date despre operatorii economici implicați, instrucțiuni de plată și informații despre TVA. Aceasta se transmite în sistemul național RO e-Factura, înlocuind vechile formate hârtie sau fișiere Word/Excel.

Pentru a te pregăti pentru această schimbare importantă, este crucial să te informezi și să te asiguri că procesele și sistemele tale sunt pregătite pentru trecerea la facturare electronică.

Registrul RO e-Factura și înscrierea în acesta

Registrul RO e-Factura reprezintă baza de date a operatorilor economici care sunt implicați în facturarea electronică. Înscrierea în acest registru este esențială pentru emiterea și recepționarea facturilor electronice. Aceasta este opțională până la finele anului 2023 și obligatorie începând cu 1 ianuarie 2024.

Procesul de emitere și transmitere a e-facturii

Pentru a emite o e-factură, este necesar ca atât emitentul cât și destinatarul să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura și să dețină conturi SPV. Transmiterea se face sub formă de fișier XML, însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, atestând autenticitatea și trimiterea în sistemul național RO e-Factura. Aceasta poate fi realizată manual prin intermediul contului SPV sau automat, dacă sistemul de facturare folosit este integrat cu e-Factura.

Nu mai există scutire CASS pentru angajații din construcții și agricultură. Această schimbare intră în vigoare începând cu 1 noiembrie 2023.

Ce să faci pentru o tranziție eficientă?

Înainte de a intra în vigoare obligativitatea facturării electronice, este crucial să te pregătești adecvat. Verifică dacă software-ul folosit pentru facturare este compatibil și integrat cu RO e-Factura. Asigură-te că echipa ta este familiarizată cu procedurile și cerințele impuse de acest nou sistem.

Avantajele și provocările e-Facturii

Chiar dacă e-Factura vine cu multiple avantaje, cum ar fi reducerea birocrației și eficientizarea proceselor de colectare a taxelor, tranziția poate fi dificilă pentru anumite afaceri, mai ales pentru cele mici și mijlocii. Adaptarea la noile tehnologii și procese necesită timp și resurse suplimentare.

Cu toate acestea, e-Factura reprezintă un pas esențial către modernizarea și eficientizarea proceselor de facturare, cu beneficii semnificative pentru colectarea taxelor și combaterea evaziunii fiscale. Pentru a face tranziția cât mai lină, este crucial să te informezi și să te pregătești în avans pentru această schimbare fundamentală în modul în care se emit și gestionează facturile.