Dacă până în prezent, perioada de arhivare a documentelor contabile era de 10 ani, din 2023 această perioadă va scădea la 5 ani.
Legea 36/2023 vizează reducerea eforturilor de arhivare a firmelor, dar și cheltuielile ce țin de păstrarea acestor resurse, precum: achiziționarea de softuri sau aplicații de arhivare, tarife de arhivare pentru cei care apelează la specialiști în domeniu, chirii pentru spații care păstrează documentele în condiții optime, etc.
Această măsură vizează și companiile care folosesc sisteme informatice de prelucrare automată a datelor: „Persoanele (…) care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite.”
Registrele obligatorii de contabilitate și documentele justificative în baza cărora se fac înregistrările în contabilitate, precum și firmele care sunt obligate să utilizeze case de marcat, vor trebui să asigure stocarea informațiilor timp de 5 ani, în loc de 10 ani. Această perioadă se va calcula de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite registrele contabile.
Deși este amintit faptul că autoritățile au la dispoziție doar 5 ani pentru a verifica datele fiscal-contabile arhivate de firme: ”Codul de procedură fiscală prevede faptul că termenul general de prescripție a dreptului organului fiscal de a stabili creanțe fiscale este de cinci ani, iar organele fiscale pot efectua inspecții doar înlăuntrul acestui termen. Inițiativa legislativă propune armonizarea prevederilor legate de perioada de păstrare și arhivare a documentelor și registrelor pe care operatorii economici le pun la dispoziția organelor de control fiscal cu cele de efectuare a inspecțiilor fiscale.”, posibilele controale ar putea aduce probleme în practică. În cazul în care instituțiile împuternicite vor demara controale fiscale după momentul de expirare al perioadei obligatorii de păstrare a documentelor justificative, companiile ar risca să rămână descoperite, iar organele legii vor putea stabili creanțe pe bază de estimări.
În concluzie, deși proiectul de lege dorește să ajute întreprinderile în ceea ce privește organizarea internă și reducerea costurilor cu arhivarea, există riscul ca în cazul unui control, această modificare să ridice mai multe dificultăți.
