Ministerul Finanțelor (MF) a introdus un ghid detaliat pentru a folosi aplicația gratuită de generare a facturilor electronice în formatul XML.
Ghidul prezintă pașii necesari pentru gestionarea documentelor în Spațiul Privat Virtual (SPV) al Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF), odată cu obligativitatea extinsă a utilizării e-Facturii în relațiile B2B începând cu 1 ianuarie 2024.
Generarea facturilor în formatul XML
Ministerul Finanțelor a pus la dispoziția contribuabililor o aplicație gratuită care permite emiterea de facturi electronice în formatul XML, unicul format acceptat în cadrul e-Facturii. Utilizând această aplicație, se pot genera, valida și transforma fișierele XML în format PDF, aplicația fiind utilă în special pentru cei cu un volum lunar redus de facturi.
Pentru a folosi aplicația, contribuabilii trebuie să urmeze o serie de pași:
Pasul 1: Completarea informațiilor necesare în aplicație – informații generale, detalii vânzător, detalii cumpărător și produse.
Pasul 2: Accesarea secțiunii „Recapitulare” pentru verificarea și detalierea informațiilor înregistrate anterior.
Pasul 3: Generarea fișierului XML prin accesarea secțiunii „Generare factură”, care permite emiterea fișierului XML și salvarea acestuia pe dispozitiv.
Gestionarea facturilor în sistemul e-Factura
Facturile în format XML emise și validate trebuie transmise în e-Factura prin intermediul SPV. Procesul de trimitere și gestionare a facturilor în e-Factura implică pași preciși:
Pasul 1: Accesarea meniului „Factura electronică” din SPV și selectarea opțiunii „Trimitere factură”.
Pasul 2: Alegerea opțiunilor din listele puse la dispoziție în câmpurile “Sintaxă XML” (predefinit pentru standardul UBL) și specificarea CIF-ului vânzătorului.
Pasul 3: Încărcarea fișierului XML și transmiterea acestuia prin SPV.
Pentru transformarea fișierelor XML în format PDF, MF oferă o aplicație de conversie. Acest proces facilitează gestionarea și arhivarea documentelor în conformitate cu cerințele legale și tehnologice impuse de utilizarea e-Facturii.
Gestionarea documentelor
Facturile XML validate trebuie transmise în e-Factura prin Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF. Utilizatorii pot descărca și verifica facturile, iar acestea sunt disponibile pentru descărcare timp de 60 de zile.
Obținerea documentelor mai vechi
Pentru facturile mai vechi de 60 de zile, utilizatorii pot solicita repostarea acestora în sistemul e-Factura, furnizând informații specifice. Sistemul va reposta documentele și va trimite notificări automate către adresele de e-mail înregistrate în SPV.
