Firmele și persoanele fizice pot utiliza Spațiul Privat Virtual pentru gestionarea și stocarea facturilor, indiferent dacă acestea provin din relația cu statul sau din relația cu alte firme.
Așa cum s-a stabilit prin Ordonanța de urgență a Guvernului 120/2021, pentru a putea implementa sistemul e-Factura, a fost nevoie, printre altele, de Ordinul Ministerului Finanțelor 1.365/2021.
În actul normativ sunt precizate următoarele: „Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit, cu respectarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 660/2017 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanţă între Ministerul Finanţelor/organul fiscal central şi persoanele fizice, persoanele juridice şi alte entităţi fără personalitate juridică, cu modificările și completările ulterioare.”
Dacă contribuabilii doresc să opteze pentru facturarea electronică în relația cu partenerii de afaceri, vor fi nevoiți să se înscrie într-un registru special (o procedură separată oficializată prin Ordinul Fiscului 1.713/2021).
Cum va funcționa sistemul de facturare electronică
Pregătirea și transmiterea facturii electronice
Conform documentației tehnice puse la dispoziție de autorități, fișierul care conține factura trebuie să fie în format .XML și va fi transmis prin intermediul unor aplicații dedicate (informațiile necesare vor fi disponibile pe efactura.mfinante.ro). Sistemul va atribui automat un număr de identificare după transmiterea facturii.
Verificarea facturii electronice
Constă în verificarea structurii pe care o are factura, a integrității conținutului și a autenticității originii. Această verificare nu are în vedere și realitatea tranzacției vizate de factură. Dacă nu sunt întâmpinate erori, sistemul e-Factura va aplica semnătura electronică a ministerului. În cadrul e-Factura va fi pus la dispoziție atât emitentului, cât și destinatarului, exemplarul original pentru descărcare semnat electronic de Finanțe.
Primirea și descărcarea facturii electronice
Data la care se va comunica factura electronică este considerată data la care aceasta va fi disponibilă pentru descărcare în e-Factura. Disponibilitatea pentru descărcare a facturilor are o durată de 60 de zile. Ulterior, acestea sunt arhivate electronic și se pot elibera la cerere. Notificările privind primirea facturilor vor veni pe adresa de e-mail asociată contului SPV.
Corectarea facturii electronice
Obiecțiile destinatarilor cu privire la facturi se vor transmite electronic către emitent. Emitentul va primi la rândul lui o notificare pe e-mail-ul contului din SPV. În conformitate cu regulile din Codul fiscal (articolul 330), erorile semnalate vor duce la corectarea facturii electronice de către emitent, după care, factura va fi retransmisă ca fișier nou tot prin intermediul e-Factura. Cu alte cuvinte, facturile eronate nu se vor „returna”.
Odată cu acest ordin a fost publicat și Ordinul Ministrului Finanțelor 1.366/2021, care are în vedere specificațiile tehnice și de utilizare pentru elementele de bază ale facturii electronice.
Facturarea electronică în relația B2G va fi prima operaționalizată, exclusiv pentru domeniul achizițiilor publice, conform declarațiilor autorităților, urmată ulterior de facturarea electronică în relația B2B. Atât în relația B2G, cât și în relația B2B, folosirea sistemului e-Factura va fi opțională pentru firme.
