Declarația 394 – obligația declarării livrărilor către persoane fizice – obligația colectării CNP-ului de la cumpărători persoane fizice în sisteme de vânzare on-line.
Ca urmare a intrării in vigoare a Ordinului ANAF 3769/2015, privind modificarea declarației informative 394, considerăm necesară analiza obligației de raportare a livrărilor către persoane fizice.
Foto: Logan Zillmer
In acest sens sunt relevante atât prevederile Ordinului ANAF 3769/2015 și a „Ghidului de completare a declarației informative 394” elaborat de ANAF – click pentru detalii – , cât și prevederile Legii 677/2001 pentru protecția persoanelor (cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și liberă circulație a acestor date) și prevederile Deciziei ANSPDCP nr.132/2011 (MO 929).
Coroborarea acestor acte normative este imperativă în scopul determinării obligativității si/sau necesitații colectării CNP-ului de la cumpărătorii persoane fizice.
Astfel, prin decizia ANSPDCP nr. 132/2011, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor clarifică într-un final faptul că CNP-ul este un număr semnificativ care individualizează în mod unic o persoană fizică, constituind un instrument de verificare a stării civile a acesteia și de identificare în anumite sisteme informatice de către persoane autorizate, clarificare necesară în condițiile în care Legea nr.677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, nu face referire expresă la CNP sau la anumite date personale, referirile fiind de caracter general „date cu caracter personal”.
Aceeași decizie a ANSPDCP stipulează faptul că se interzice colectarea și prelucrarea CNP-ului, inclusiv dezvăluirea acestuia prin efectuarea și reținerea de copii de pe cartea de identitate sau de pe alte documente care îl conțin.
Prelucrare CNP-ului poate fi efectuata doar în următoarele condiții speciale:
- persoana vizată și-a dat în mod expres consimțământul; sau
- prelucrarea este prevăzută in mod expres de o dispoziție legala; sau
- în alte cazuri, cu avizul Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și numai cu condiția instituirii unor garanții adecvate pentru respectarea drepturilor persoanelor vizate.
În situația analizată în speță, colectarea CNP-ului în sisteme de vânzare on-line, este important a analiza modalitatea de acordarea expresă a consimțământului de către persoana fizică vizată, actul normativ specificând următoarele:
- consimțământul persoanei vizate reprezintă orice manifestare de voință expresă, liberă, specifică și informată, prin care persoana vizată acceptă să fie prelucrate datele cu caracter personal care o privesc;
- consimțământul trebuie dat în mod expres, într-o formă care să permită dovedirea acestuia de către operator;
- operatorul, anterior obținerii consimțământului, are obligația de a informa persoana vizată asupra:
- identitatea operatorului și a reprezentantului acestuia, dacă este cazul;
- scopul în care se face prelucrarea datelor;
- informații suplimentare, precum: destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor; dacă furnizarea tuturor datelor cerute este obligatorie și consecințele refuzului de a le furniza; în plus, trebuie specificate drepturile prevăzute de Legea nr. 677/2001 pentru persoana vizată, în special a dreptului de acces, de intervenție asupra datelor și de opoziție, precum și condițiile în care pot fi exercitate;
- orice alte informații a căror furnizare este impusă prin dispoziție a autorității de supraveghere, ținând seama de specificul prelucrării.
In opinia noastră, obținerea consimțământului de la persoana fizică vizată, respectând obligațiile enumerate în paragraful anterior, devine o sarcină extrem de dificilă, chiar imposibilă operatorilor de sisteme de vânzare on-line, drept care consideram ca o abordare prudentă si oportuna este necolectarea CNP-ului prin intermediul sistemelor de vânzare online.
În lumina concluziei mai sus enunțate, revenind la obligația raportării în declarația informativa 394 a vânzărilor către persoane fizice, reținem următoarele:
- pentru perioada 1 octombrie 2016 – 31 decembrie 2016 se vor raporta doar tranzacțiile cu o valoare mai mare de 10.000 lei, în acest sens vor fi centralizate datele pentru toți clienții persoane fizice într-un singur câmp, fiind defalcate doar pe cotele de TVA aplicate;
- începând cu data de 1 ianuarie 2017, vor fi raportate in detaliu toate facturile emise către persoane fizice, indiferent de valoarea acestora.
In situația in care operatorii sistemelor de vânzare on-line vor colecta CNP-ul de la cumpărători persoane fizice, cu îndeplinirea tuturor condițiilor stipulate de Legea 677/2001 coroborat cu decizia ANSPDCP nr. 132/2011, vor declara inclusiv CNP-urile cumpărătorilor persoane fizice.
ATENTIE! Dacă un CNP colectat este incorect, declarația 394 nu va putea fi validată.
In situația în care operatorii sistemelor de vânzare on-line nu vor colecta CNP-ul de la cumpărătorii persoane fizice, vor declara:
- numele și prenumele cumpărătorului;
- adresa cumpărătorului persoana fizică (țară, localitate, județ/sector, stradă, nr., bloc, apartament, alte detalii).
ATENȚIE! Declarația se validează chiar dacă va conține în rubrica destinată adresei doar informația referitoare la „Țară”.
